In the context of the mobility policy of UCB (hereafter "the Company"), the purpose of this document is to determine the terms and conditions linked to the setting up of a UCB Shuttle service between Braine-l'Alleud station and the UCB site at Braine-l'Alleud and to define the rights and obligations of the beneficiary of this service (the "User").
By User, it is understood that the term "User" refers to the workers employed on the UCB site at Braine-l'Alleud.
For the journeys carried out by the UCB Shuttle as such, the Company has decided to call upon a third-party company, specialised in the organised collective transport of workers.
The Company reserves the right to modify the present document at any time, in particular as a result of changes in legislation and/or economic and/or social circumstances. Any modification applies immediately to each User who falls within the scope of the UCB Shuttle Policy. The latest version of the present document can be consulted at any time on HR Answers and the Facilities portal in the Mobility section. Any modification of the present document does not require the prior agreement of the User.
The User is obliged to comply strictly with the present document and any subsequent modifications thereto and must use the UCB Shuttle service made available to him with due care and diligence.
Questions relating to the interpretation or application of this UCB Shuttle Policy may be addressed to HR Answers.
The User commits to comply with all the provisions of this document as well as any appendices.
He is responsible towards the Company and third parties for the consequences of non- compliance with the provisions of this document and all legal provisions applicable to him.
The present UCB Shuttle Policy applies to all workers: white collars employees and exempts normally employed at the UCB site located at Braine-l'Alleud.
On the basis of article 2 of the law of 5 December 1968 on collective labour agreements and joint committees, persons who, otherwise than by virtue of a contract of employment, provide work under the authority of another person, in this case the Company, are treated in the same way as workers.
This document therefore covers, inter alia, the following persons:
The UCB Shuttle (Braine station – UCB Braine-l’Alleud site) is made available to the User in order to be used to make his home-workplace trips.
It is perfectly possible, for the same User, to combine the use of the UCB Shuttle, and the benefit resulting therefrom, with other means of transport made available by the Company or for which the Company intervenes.
However, it is not authorised to request, for the same part of the home-workplace journey, a travel allowance from the Company (bicycle mileage allowance, allowance for the use of a private car, bus pass reimbursement, etc.).
Thus, the UCB Shuttle Policy is addressed to employees who :
- have a company car and still wish to use the UCB Shuttle for all or part of their home- workplace journeys. This is permitted, provided that the company car remains in the User's garage, as this should have a positive impact on mobility, and on air quality but also on costs for UCB.
The User shall notify HR Answers (Randstad for temporary workers via inhouse_1027@randstad.be) in the event of a change in the use of modes of transport that has an impact on travel reimbursements (private car replaced by UCB Shuttle, bicycle mileage allowance replaced by UCB Shuttle, bus pass replaced by Shuttle).
The provision of the UCB Shuttle by the User shall be treated fiscally and socially in accordance with the legal provisions applicable in Belgium.
In practice, the provision of the UCB Shuttle shall be considered as an advantage exempt from taxes and social security contributions for employees.
Consequently, there is no fiscal or social impact on the remuneration of workers wishing to use the UCB Shuttle between the Braine-l'Alleud station and the UCB site at Braine- l'Alleud.
It is the responsibility of the User to ensure that he correctly declares the types of journey for which he can obtain a refund (via his pay) to HR Answers (Randstad for temporary workers via inhouse_1027@randstad.be) and not to combine the UCB Shuttle with another mode of transport for the same part of the journey.
Examples:
In addition to the specific provisions applicable by virtue of the contract binding the User to the Company, the User's ability to use the UCB Shuttle's services shall be terminated in the following cases:
The User shall use the services of the UCB Shuttle in good faith, in accordance with the nature and purpose of this UCB Shuttle and the laws and documents in force.
The User shall use the UCB Shuttle at his disposal under his entire responsibility and shall comply with the rules of use that will be communicated to him by HUSK.
Regardless of the sanctions provided for in the specific articles of this document and regardless of the existence of prejudice on the part of the Company, the Company has the right to temporarily or permanently withdraw the User's use of the UCB Shuttle's services, without the User being entitled to any compensation whatsoever, in the event that the User fails to comply with the provisions of this document on several occasions, despite a written warning from the Company.
Dans le cadre de la politique de mobilité d’UCB (ci-après « la Société »), le présent document a pour objet de déterminer les modalités liées à la mise en place d’un service de UCB Shuttle entre la Gare de Braine-l’Alleud et le site d’UCB à Braine-l’Alleud et de définir les droits et les obligations du bénéficiaire de ce service (« l’Utilisateur »).
Par Utilisateur, il y a lieu d’entendre les travailleurs occupés sur le site d’UCB à Braine- l’Alleud.
Pour les trajets effectués par le UCB Shuttle en tant que tel, la Société a décidé de faire appel à une société tierce, spécialisée dans le transport collectif organisé de travailleurs.
La Société se réserve le droit de modifier à tout moment le présent document et ce, notamment à la suite d’une modification de la législation et/ou des circonstances économiques et/ou sociales. Toute modification s’applique immédiatement à chaque Utilisateur qui entre dans le champ d’application de la UCB Shuttle Policy. La dernière version du présent document peut être consultée à tout moment sur HR Answers et via le portail Facilities section Mobility. L’éventuelle modification du présent document ne requiert pas l’accord préalable de l’Utilisateur.
L’Utilisateur est tenu de se conformer strictement au présent document et à ses modifications ultérieures et doit utiliser le service de UCB Shuttle mis à sa disposition en bon père de famille, soit avec soin et diligence.
Les questions en rapport avec l’interprétation ou l’application de la présente UCB Shuttle Policy peuvent être adressées à HR Answers.
L’Utilisateur s'engage à respecter toutes les dispositions du présent document ainsi que de ses éventuelles annexes.
Il est responsable envers la Société et les tiers des conséquences du non-respect des dispositions du présent document et de toutes les dispositions légales qui s'imposent à lui.
La présente UCB Shuttle Policy s’applique à tous les travailleurs : employés et cadres habituellement occupés sur le site d’UCB situé à Braine-l’Alleud.
Sur la base de l’article 2 de loi du 5 décembre 1968 sur les conventions collectives de travail et les commissions paritaires, sont assimilés aux travailleurs les personnes qui, autrement qu'en vertu d'un contrat de travail, fournissent des prestations de travail sous l'autorité d'une autre personne, en l’espèce la Société.
Sont donc notamment visés par le présent document :
Le UCB Shuttle (gare de Braine - site UCB Braine) est mis à la disposition de l’Utilisateur dans le cadre de ses déplacements domicile - lieu de travail.
Il est parfaitement possible, pour un même Utilisateur, de cumuler l’utilisation du UCB Shuttle, et l’avantage qui en découle, avec d’autres moyens de transport mis à sa disposition par la Société ou pour lesquels la Société intervient.
Il n’est cependant pas autorisé de demander, pour la même partie du trajet domicile- lieu de travail, une indemnité de déplacement à la Société (indemnité kilométrique vélo, indemnité pour utilisation de la voiture privée, remboursement abonnement de bus, ...).
Ainsi, la UCB Shuttle Policy s’adresse aux travailleurs qui :
- ont leur domicile proche de la gare de Braine-l’Alleud ; ou
L’Utilisateur veillera à prévenir HR Answers (Randstad pour les intérimaires via inhouse_1027@randstad.be) en cas de modification dans l’utilisation des modes de transports ayant un impact sur des remboursements de déplacement (voiture privée remplacée par UCB Shuttle, indemnité kilométrique vélo remplacée par UCB Shuttle, abonnement de bus remplacé par UCB Shuttle).
La mise à disposition du UCB Shuttle par l’Utilisateur sera traitée fiscalement et socialement conformément aux dispositions légales applicables en Belgique.
En pratique, la mise à disposition du UCB Shuttle est considérée comme un avantage exonéré d’impôts et de cotisations de sécurité sociale dans le chef des travailleurs.
En conséquence, il n’y a pas d’impact fiscal ou social sur la rémunération des travailleurs désireux d’utiliser le UCB Shuttle entre le Gare de Braine-l’Alleud et le site d’UCB à Braine-l’Alleud.
Il est de la responsabilité de l’Utilisateur de veiller à déclarer correctement les types de déplacement pour le(s)quel(s) il peut obtenir un remboursement (via sa paie) à HR Answers (Randstad pour les intérimaires via inhouse_1027@randstad.be) et ne pas cumuler le UCB Shuttle avec un autre mode de transport pour la même portion de trajet.
Exemples :
Outre les dispositions spécifiques applicables en vertu du contrat liant l’Utilisateur à la Société, il sera mis fin à la possibilité pour l’Utilisateur de recourir aux services du UCB Shuttle dans les cas suivants :
terme voir article 2 champ d’application); ou
L’Utilisateur utilisera les services du UCB Shuttle en bon père de famille, conformément à la nature et à la destination de ce UCB Shuttle ainsi qu’aux lois et documents en vigueur.
L’Utilisateur fera usage du UCB Shuttle à sa disposition sous son entière responsabilité et se conformera aux règles d’utilisation qui lui seront communiquées par société tierce, spécialisée dans le transport collectif organisé de travailleurs.
Indépendamment des sanctions prévues par les articles spécifiques du présent document et indépendamment de l'existence d'un préjudice dans le chef de la Société, cette dernière a le droit de retirer temporairement ou définitivement à l’Utilisateur, et sans que celui-ci n’ait droit à ce titre à un quelconque dédommagement, la jouissance des services du UCB Shuttle, dans le cas où l’Utilisateur omettrait à plusieurs reprises et ce, malgré un avertissement écrit de la Société, de respecter les prescriptions du présent document.